آداب البريد الالكتروني

بسم الله الرحمن الرحيم

ان لكتابة البريد الالكتروني آداباً كما لكتابة الرسائل التقليدية آداب ايضاً. سنحاول في هذا الدرس حصر الآداب التي تجعل من الرسالة الالكترونية ( الايميل) مرغوبة لدى القارئ و المستقبل لها, ولا يخفى على الكثيرين مدى انزعاج البعض من محتويات و طريقة عرض الرسائل الالكترونية. النقاط التالية تعتبر أهم الامور التي يجب ان تؤخذ في الحسبان و هي ليست مرتبة بحسب الاهمية, و ربما تكون هناك نقاط اخرى لم يتم ذكرها.

1. قصر الرسالة

كثير من الناس يحذف الايميل بمجرد ان يلقى نظرة على طول هذه الرسالة! فاذا كانت رسالة طويلة تحتاج الى تنزيل للصفحة لقراءة بقية محتواها, فان اغلب القرآء لن يقرأوها بكل بساطة, فالكل اصبح مشغولاً و لديه رسائل اخرى لقرائتها! يجب ان تكون الرسالة فيها المطلوب و بالمختصر المفيد , لكي تصل المعلومة الى القارئ باسرع وقت ممكن.

2. اللغة السهلة

ربما يرسل شخص ما رسالة بلهجته المحلية العامية, متناسياً ان المستقبل لها شخص من بلد آخر لا يفهم لهجة المرسل, فلا تتم الاستفادة من ارسال الرسالة و لا توصيل المعلومة. اذا كان المرسل ليس على علاقة مباشرة و شخصية مع المستقبل, فيجب ان يتم ارسال الرسالة بلغة سهلة بسيطة مفهومة و بالعربية الفصيحة لكي يتم التأكد من ايصال المعلومة بدون صعوبات و من اول مرة!

3. عنوان البريد الالكتروني

عنوان البريد الالكتروني هو وسيلة الاتصال بك, بما ان اختيار العنوان الخاص بالبريد الالكتروني هو موضوع اختياري, فان العنوان دائماً ما يشير الي شخصية صاحبه. فعنوان مثل theblankmonkey@somename.com  يدل على ان صاحبه يحب القردة السوداء! فان رغب صاحب هذا البريد ان يرسل رسالة الى صاحب شركة مثلاً ليقدم على وظيفة, من الطبيعي ان يلفت نظره عنوان الرسالة و يأخذ فكرة عن صاحبها من غير قراءة السيرة الذاتية حتى!

اذا كان عنوان البريد الالكتروني صعباً, مثل adfd313fss@somename.com , فان الاشخاص الذين يريدون الاتصال بك لن يتمكنوا من هذا الا اذا كان العنوان ( مسجل) لديهم , لان ذاكرتهم من الصعب تذكر هذه العناوين عن ظهر قلب!

4. استخدام الالوان في الرسالة

استخدام الالوان في الرسالة يدل على امور عديدة, شخصية المرسل, حالته عند ارسال الرسالة, الخ من الامور, فحاول اختيار الالوان المناسبة لكل رسالة, اذا كنت ترغب بمراسلة مدير شركة فلا تختر اللون الوردي مثلا! تجنب اختيار اللون الاصفر الفاقع لانه يؤذي العين و يصعب على القرائ قرائة الكلمات المكتوبة بها.

5. حجم الرسالة

حاول قدر الامكان ان تكون رسالتك صغيرة الحجم, فلا تنسى ان هناك عشرات الرسائل في بريده و اغلب موفري خدمة البريد المجاني يوفرون مساحات قليلة, فلا تجعل مستقبل الرسالة يضطر لحذف رسالة اخرى لسبب رسالتك ذات الحجم الضخم! يمكنك دائماً تحميل الملفات او الصور على موقع مجاني على الانترنت و من ثم وضع رابط التنزيل او الصور في الرسالة, بدل من ارسال الملف او الصور في الرسالة فيصبح حجمها كبيراً. طبعاً المسألة تختلف من حالة الى اخرى, لكن بشكل عام يجب تصغير حجم الرسالة قدر الامكان.

6. عنوان الرسالة

يجب ان يكون عنوان الرسالة او الايميل واضحاً و قصيراً و يدل على مضمون الرسالة, فان رغبت في ان تسأل سؤالاً, لا تقل:

النجدة سأموت الحقوووووونييييييييييييييي!

فتجد ان القارئ يعرف انك تضخم الموضوع اكبر من اللازم, و ربما لن يقرأ الرسالة! فاحرص على اختيار العنوان المناسب.

7. الحالة النفسية عند كتابة الرسالة

حاول قدر الامكان ان لا تكتب الرسالة او ترد على رسالة اخرى وانت غاضب او متنرفز, فذلك سينعكس على الرسالة و ستؤدي الى نتائج يمكن ان تتفاداها. احرص على اخذ قسطاً من الراحة و تعوذ بالله من الشيطان, و ابتعد قليلاً عن الجهاز, و ارجع اليه و لكتابة الرسالة بعد ان تهدأ.

8. سرعة الرد

حاول قدر الامكان ان ترد على صاحب الرسالة بأسرع وقت ممكن, خصوصاً للاشخاص الذين ينتظرون منك رداً سريعاً. حاول عدم الاطالة في الرد لان ذلك يزعجهم ولن يعلموا ان كنت قد قرأت الرسالة و تجاهلتها ام قرأتها و لم ترد, او لم تقرأها اصلا.

9. تنسيق الرسالة

اختر خطاً مناسباً لرسالتك, و لا تجعل حجم الخط كبيراً يشعر القارئ بها ان مصيبة قد حصلت! اجعل الرسالة تبدأ من اقصى اليمين ولا تجعلها في المنتصف الا ان كانت نوعية الرسالة تسمح بهذا.

10.  القاء التحية

تحية الاسلام هي : السلام عليكم و رحمة الله وبركاته , زيّن بها رسالتك و أكسب بها اجر السلام.

قال النبي صلى الله عليه وسلم :والله لا تدخلوا الجنة حتى تؤمنوا ولا تؤمنوا حتى تحابوا أفلا أخبركم بشيء إذا فعلتموه تحاببتم؟ افشوا السلام بينكم.

ابدأ رسالتك بالسلام, و ابدأ ردك برد السلام على مرسل الرسالة, و لا يكفي ان يقول الانسان أهلاً و سهلاً او مرحباً و نحوها من الكلمات.

آداب البريد الالكتروني