يُعتبر الماكرو طريقة سهلة لتنفيذ بعض التفاصيل الدقيقة (تسمى إجراءات الماكرو) مثل فتح النماذج وإغلاقها وتشغيل السجلات. يمكنك ربط كائنات قاعدة البياناتDatabase Objects التي قمت بإنشائها بسرعة ويسر حيث يرجع ذلك إلى قلة عدد بناء الجمل الواجب تذكره إذا استخدمت الماكرو، يتم عرض الوسائط Argument لكل إجراء في الجزء السفلي من الإطار ماكرو Script Window. كما توضح الصورة التالية:

بالإضافة إلى السهولة التي يوفرها استخدام الماكرو، يجب استخدام الماكرو من أجل:

• إجراء مفاتيح تعيين عمومية: بمعنى Trapping certain keystrokes throughout the application.
  


• تنفيذ إجراء أو سلسلة من الإجراءات عند فتح قاعدة البيانات لأول مرة: وذلك باستخدام الماكرو AutoExec، بمعنى Carrying out a series of actions whenever a database is opened.
  في المقابل: يمكنك استخدام مربع حوار بدء التشغيل لتنفيذ بعض الأوامر المعينة عند فتح قاعدة البيانات، مثل فتح نموذج.

يجب استخدام Visual Basic بدلاً من الماكرو إذا أردت:

• إنشاء الدوال المعرفة من قبل المستخدم (User-Defined Functions (UDFs: التي تستخدم لأداء التعبيرات المركبة المستخدمة لاختبار صحة البيانات أو حساب القيم الموجودة داخل مربعات النصوص والكثير من المهام الأخرى. بمعنى VBA enables you to provide complex functionality.
  
  


• إجراء عمليات التبادل مع المحرك Jet عن طريق عبارات SQL المتمثلة في العبارات Begin Transaction, Commit Transaction and Rollback Transaction.
  
  


• العمل مع أدوات ActiveX والكائنات الأخرى للتطبيق باستخدام الكود التلقائي.
  
  


• فتح أكثر من قاعدة بيانات داخل نفس التطبيق.
  
  


• جعل قاعدة بيانات سهلة الصيانة: نظراً لكون وحدات الماكرو كائنات منفصلة عن النماذج والتقارير التي تستخدمها، فقد يصعب صيانة قاعدة البيانات التي تحتوي على العديد من وحدات الماكرو التي تستجيب لأحداث في النماذج والتقارير. على عكس ذلك، فإن إجراءات أحداث الفيجيوال بيسك Visual Basic Event Procedure مضمنة داخل تعريفات النماذج والتقارير. فإذا قمت بنقل نموذج أو تقرير من قاعدة بيانات إلى قاعدة بيانات أخرى، يتم نقل إجراءات الأحداث المضمنة في النماذج والتقارير معه. بمعنى Using VBA makes your database easier to maintain.
  
  


• معالجة رسائل الخطأ: عند حدوث شئ غير متوقع أثناء عمل مستخدم في قاعدة بياناتك، يعرض Access رسالة خطأ، قد تبدو تلك الرسالة غامضة بعض الشىء بالنسبة للمستخدم، وخاصة إذا لم يكن على دراية كافية بـ Access. باستخدام Visual Basic تستطيع الكشف عن الخطأ عند حدوثه وعرض الرسالة الخاصة بك أو القيام بأي إجراء. بمعنى You can trap (intercept) and handle errors using VBA.
  
  


• إنشاء الكائنات أو معالجتها: في معظم الأحوال، سوف تجد أنه من الأفضل والأيسر إنشاء الكائنات وتعديلها في طريقة العرض "تصميم Design View" الكائنات. على الرغم من ذلك، في بعض الحالات قد تحتاج إلى معالجة تعريف كائن ما في التعليمات البرمجية. باستخدام Visual Basic، يمكنك معالجة كافة البيانات في قاعدة بيانات وقاعدة البيانات نفسها.
  
  


• تنفيذ إجراءات على مستوى النظام: يمكنك تنفيذ الإجراء RunApp في ماكرو لتشغيل تطبيق آخر يستند إلى Microsoft Windows أو Microsoft MS-Dos من تطبيقك، ولكن لا يمكنك استخدام الماكرو للقيام بأكثر من ذلك من خارج Access. باستخدام Visual Basic، يمكنك التحقق من وجود ملف على النظام، استخدم "التنفيذ التلقائي Automation" أو تبادل البيانات الديناميكي DDE) Dynamic Data Exchanged) للاتصال مع التطبيقات الأخرى المستندة إلى Windows مثل Microsoft Excel، واستدعاء دالات في مكتبة الارتباط الحيوي (DLLs) في Windows. بمعنى Using VBA allows you to interact with other applications.
  
  


• معالجة السجلات كل على حدة: يمكنك استخدام Visual Basic للخطو خلال مجموعة من السجلات كل سجل على حدة وإجراء عملية على كل سجل. على العكس من ذلك تعمل وحدات الماكرو مع مجموعات السجلات كوحدة واحدة. بمعنى Using VBA gives you more programmatic control.
  
  


• تمرير الوسائط إلى إجراءات Visual Basic: يمكنك تعيين وسائط لإجراءات الماكرو في أسفل الإطار "ماكرو" وذلك عند إنشاءه، ولكن لا يمكنك تغييره أثناء التشغيل. وعلى عكس ذلك، فباستخدام Visual Basic يمكنك تمرير الوسائط إلى التعليمات البرمجية أثناء تشغيلها أو يمكنك استخدام متغيرات Variables للوسائط — وهذا يعد مستحيل حدوثه في الماكرو. يتيح لك هذا قدر كبير من المرونة في كيفية تشغيل إجراءات Visual Basic.
  
  


• أخيراً، VBA أسرع في التنفيذ من الماكرو، أي VBA is faster to execute than macros.